Banyak perusahaan yang saat ini mengizinkan para calon pelamar kerjanya atau calon karyawan untuk mengirimkan lamaran kerjanya lewat Email. Hal ini tentunya menguntungkan untuk perusahaan serta pelamar kerja itu sensdiri.
Untuk perusahaan, ini akan mengurangi jumlah surat lamaran dalam bentuk kertas yang harus mereka terima dan mengarsipkannya. Selain itu juga, lebih mudah dan cepat untuk perusahaan mengirimkan surat balasan lamaran dalam bentuk email kepada pelamarnya.
Untuk calon karyawan, hal ini akan membantu mereka untuk mengirimkan lamaran kerjanya secara cepat dan praktis. Anda tinggal mengirimkan surat lamaran kerja Anda kepada banyak perusahaan, dengan sangat mudah Anda tinggal salin email lamaran kerja Anda sebelumnya dan menyesuaikannya saja, isi surat lamaran kerja di email, surat lamaran kerja sama dengan isi surat lamaran kerja pada umumnya.
Baca juga : Cara Jawab Wawancara Kerja
Baca juga : Cara Jawab Wawancara Kerja
1. Judul Email.
Judul email harus di mengerti oleh penerima supaya mengetahui apa magsud dan tujuan email Anda. Tulis judul yang jelas singkat tapi mudah di pahami. Contoh, Anda dapat menulisnya sebagai berikut (Lamaran untuk Posisi Supervisor).
Catatan:
Bacalah dengan teliti lowongan kerja tersebut. Sering kali mereka meminta Anda menuliskan kode tertentu dalam judul atau subject email Anda. Terutama jika pada saat bersamaan mereka memiliki beberapa lowongan pekerjaan.
2. Dimana Surat Lamaran Ditulis.
Surat lamaran ditulis di badan email bisa juga di file tersendiri. Sesuai ketentuan umum berbagai perusahaan nasional maupun multinasional. Bahwa surat lamaran (cover letter) dapat langsung ditulis pada badan email (di dalam email).
3. Bagaimana dengan Resume.
Janganlah menulis resume Anda di badan email. Tulislah dalam file tersendiri dan dijadikan sebagai lampiran (attach) email Anda.
4. Jenis File Attach yang Dikirim.
Pada umumnya setiap perusahaan akan menuliskan pada iklan lowongan kerjanya, jenis file yang boleh anda kirim. Walau umunya memita file MS Word, kadang mereka juga mengizinkan Anda untuk mengirimkan format file pdf atau xls serta txt. Bila tidak disebutkan kirim saja resume Anda dalam bentuk file MS Word (doc).
5. Ukuran (Size) Email.
Ukuran email Anda serta lampiranya (attach) usahakan tidak melebihi 300 kb. Ukuran email ini dipengaruhi oleh ukuran file yang di attach (dilampirkan). Maka periksa besar file yang Anda lampirkan. Bila Anda diminta menyertakan foto, jangan memasukan foto berukuran file yang ukurannya terlalu besar. Perkecil size-nya dengan menggunakan jenis program photo editor.
6. Jadikan Satu dalam Bentuk ZIP.
File zip adalah file yang di gunakan "dipadatkan" saat ini sudah umum dilakukan. Bahkan banyak perusahaan yang meminta supaya file-file yang dilampirkan (di attach) dijadikan satu dalam sebuah file zip. Selain size-nya jadi lebih kecil , juga file yang dikirim (di attach) jadi satu file. Ini memudahkan pihak perusahaan dalam mendokumentasikannya serta menyortir file-file dari pelamar kerja.
7. File Attach yang Terlalu Besar.
File terlalu besar akan diabaikan.
Bayangkan jika Anda sendiri, yang menerima kiriman file di email yang size format-nya besar, misal sampai lebih dari 2MB. Pasti Anda malas untuk membuka dan download. Demikian pula dengan perusahaan yang menerima email lamaran kerja Anda. Jika file attach-nya terlalu besar, otomatis perusahaan tersebut akan malas membuka, download, file kiriman Anda. Dengan kata lain Anda telah gagal hanya di masalah pengiriman email saja.
8. Uji Coba Kirim Email.
Surat lamaran kerja yang dikirim lewat email, selain melakukan proof read, Anda juga harus uji coba pengiriman. Lakukan dengan mengirimkan email lamaran kerja Anda, lengkap dengan attachment-nya ke alamat email Anda yang lainnya. Jangan kirim email percobaan tersebut ke email perusahan yang Anda tuju. Dengan melakukan uji coba terlebih dahulu, Anda dapat melihat sendiri hasil pengiriman email Anda tersebut. Untuk dilakukan perbaikan bila diperlukan. Karena sering kali format email yang Anda kirim berubah setelah sampai ke alamat email lain. Misal, kirim email dari Yahoo ke Gmail, atau sebaliknya. Jika Anda hanya punya satu email, Anda bisa membuat email baru di Gmail, Yahoo, Outlook, atau yang lainnya.
Selamat berjuang, semoga sukses.
